Dewis 2 – Ffrydio panel wyneb yn wyneb yn fyw

Os bydd y rheoliadau a’r cyfyngiadau lleol yn caniatáu, efallai yr hoffech gynnal cyfarfod ar-lein sydd wedi’i addasu ychydig, lle mae’r ymgeiswyr a’r Cadeirydd yn bresennol yn bersonol gyda’r gynulleidfa’n ymuno mewn cyfarfod ar-lein. Meddyliwch am raglen Question Time y BBC gyda’i chynulleidfa rithwir. Fel yn achos Dewis 1, gellir cyflwyno cwestiynau gan y gynulleidfa drwy’r cyfleuster sgwrsio testun. Gallai ymgeiswyr fod yn fwy cyfforddus â’r fformat hwn, a gall y sgwrs fod yn fwy ystwyth o gyfarch ymgeiswyr yn bersonol.

Yn achos y dewisiadau hyn mae’n werth ystyried y canlynol:

  • Niferoedd: Faint o bobl fydd yn cymryd rhan? Ac a yw’r platfform ar-lein rydych chi’n ei ddefnyddio’n cyfyngu ar y nifer o gyfranogwyr a ganiateir mewn cyfarfod?
  • Tanysgrifiadau a therfynau amser: A oes angen tanysgrifiad neu aelodaeth arnoch ar gyfer y platfform ar-lein rydych am ei ddefnyddio? Er enghraifft, ar Zoom Meetings, bydd angen i’r gwesteiwr dalu am gyfrif i gynnal cyfarfod sy’n hwy na 40 munud, felly ystyriwch a oes cyfrif eglwys neu gyfrif cymunedol y gallwch ei ddefnyddio neu dalu i fod yn rhan ohono. Os yw symud ar-lein yn eich galluogi i gydweithio ar draws ardal ehangach, efallai y bydd modd cyfuno adnoddau er mwyn gallu cynnal digwyddiad mwy proffesiynol neu fwy effeithiol.
  • Cyfleusterau: Os ydych yn ystyried dull hybrid, a oes gennych adeilad gyda chyfleusterau ffilmio neu ffrydio byw, a chysylltiad rhyngrwyd cryf?
  • Cofrestru: Pa mor eang ydych chi am i’ch digwyddiad gael ei rannu? Efallai yr hoffech greu tudalen gofrestru ar gyfer eich digwyddiad, er mwyn caniatáu i bobl gofrestru i dderbyn manylion y cyfarfod. Bydd hyn yn caniatáu mwy o ddiogelwch, gan y gallwch reoli rhannu cyfrinair eich cyfarfod. Gellir creu tudalennau cofrestru ar Eventbrite a gall gwefannau eraill ddarparu tudalennau cofrestru yn hawdd.
  • Penodi gwesteiwr: Mae penodi cydlynydd i weithredu fel gwesteiwr technolegol yn hanfodol. Gall y gwesteiwr reoli pwy sy’n cymryd rhan, monitro’r cyfleuster sgwrsio testun, ymateb i unrhyw faterion technolegol a chadw golwg ar gwestiynau neu sylwadau. Mae hyn yn caniatáu i’r Cadeirydd ganolbwyntio ar reoli’r cyfarfod a thalu sylw i’r ymgeiswyr, yn hytrach na gorfod ymateb i argyfyngau technolegol!
  • Cadw llygad ar amser:  Heb gynulleidfa ar y safle, gall fod yn anodd cofio cadw at amser. Bydd creu amserlen y mae’r gwesteiwr a’r Cadeirydd yn ymwybodol ohoni o gymorth i sicrhau bod eich digwyddiad yn cadw at amser, a bod pob ymgeisydd yn cael yr un faint o amser i siarad. Gwnewch yn siŵr bod yr ymgeiswyr yn cael gwybod beth fydd hyd y cyfarfod, ac atgoffwch yr holl gyfranogwyr o hynny ar y dechrau. Os ydych yn bwriadu derbyn cwestiynau o’r gynulleidfa, cofiwch nodi sut mae cyflwyno’r rheini – drwy’r cyfleuster sgwrs testun ac ati – a phryd y byddant yn cael eu hateb.
  • Ymddygiad da ar-lein: Er bod llawer ohonom bellach yn gyfarwydd iawn â bywyd ar-lein, mae’n werth cytuno ymlaen llaw ar set o reolau sylfaenol i’w rhannu â chyfranogwyr ar ddechrau cyfarfod. Gallai hyn gynnwys cadw microffonau wedi’u diffodd neu ddefnyddio’r cyfleuster sgwrs testun i anfon negeseuon.
  • Hygyrchedd: Mae gan rai platfformau ar-lein gyfleusterau sgrindeitlo y gellir eu defnyddio i wella hygyrchedd cyfarfodydd. Os byddwch yn penderfynu rhannu recordiadau o’ch cyfarfod, neu gynhyrchu adnodd o fath arall wedi’i recordio, ystyriwch ddefnyddio isdeitlau i sicrhau y gall cymaint ag sy’n bosibl o bobl yn eich cymuned ddefnyddio’r adnodd. Efallai y byddwch hefyd am ystyried cyfieithu’r cyfarfod i iaith ychwanegol os un iaith a siaredir fwyaf yn eich ardal.
    Yng Nghymru, mae’n arfer da ystyried cyfieithu llafar ar y pryd (cyfleuster sydd ar gael ar Zoom a rhai platfformau eraill). Dylai’r cyfieithydd fod yn gymwys ac yn wleidyddol niwtral. Oni bai fod gwirfoddolwr â chymwysterau addas ar gael, dylid neilltuo cyllid ar gyfer hyn. Bydd darparu cyfieithu yn galluogi’r ymgeiswyr hynny sy’n dymuno siarad yn Gymraeg i wneud hynny a bydd pawb yn gallu eu deall ar unwaith. Mae’n bwysig hefyd bod y Cadeirydd yn gallu ymdrin â chwestiynau yn y Gymraeg a’r Saesneg.
  • Diogelwch: Yn dibynnu ar ba mor eang y bydd manylion y cyfarfod ar gael, efallai byddwch yn wynebu problemau diogelwch gyda chyfranogwyr annisgwyl neu negeseuon anweddus. Bydd sicrhau bod gennych westeiwr sy’n gallu ymateb yn gyflym drwy gael gwared ar bobl neu bostiadau os bydd angen o gymorth i reoli hyn. Yn ogystal â sefydlu rheolau sylfaenol, efallai yr hoffech gytuno ar ‘gynllun gweithredu’ ynghylch ymdrin â phroblemau diogelwch, er mwyn lleihau unrhyw aflonyddu i’r eithaf.
  • Recordio a chaniatâd ar gyfer recordio: Gallwch ddewis recordio eich cyfarfod a’i lanlwytho i’w rannu â phobl nad oeddent yn gallu cymryd rhan ar y pryd. Os ydych yn bwriadu rhannu recordiadau o unrhyw gyfarfodydd, sicrhewch eich bod yn egluro hynny, gan ganiatáu i bobl ddiffodd eu camera a’u meicroffon os nad ydynt yn fodlon yn cael eu recordio.